A veces, los empresarios -y me incluyo entre ellos, de verdad- pasamos por alto muchas cosas. No porque queramos vacilarle a la ley, sino porque a veces ni nos enteramos de los cambios legales que salen, te lo puede decir cualquiera.
Y uno de esos casos, al menos por mi parte, es el canal de denuncias que toda empresa tiene que tener bien instaurado y visible en su web.
Vale, es hora de entender lo que dice la ley al respeto sobre este tema
La idea viene de una normativa europea que España tuvo que aplicar. Básicamente, obliga a las empresas con más de 50 personas trabajadoras a tener un sistema para avisar de cosas que estén mal dentro de la empresa. No hace falta que sea algo súper jodido o malo, puede ser un comportamiento extraño, una irregularidad o algo que alguien prefiere no decir en persona porque teme que le afecte.
Este sistema tiene que cumplir unas reglas muy claras
- Debe permitir avisar por escrito y también de forma verbal si la persona lo prefiere.
- Tiene que proteger la identidad de quien da el aviso. La empresa no puede saber quién ha dado el aviso ni puede ir buscando a la persona por su cuenta. No es un buzón de sugerencias ni un correo genérico, es un canal seguro.
- Además, la empresa tiene que nombrar a alguien responsable del sistema. Esa persona es quien recibe los avisos, los analiza y decide qué hacer.
- La ley también pide que se dé un acuse de recibo, es decir, que la persona que envía el aviso reciba una confirmación de que ha llegado.
- Y no basta con eso: también hay que explicarle en qué punto está el proceso, para que no sienta que su mensaje se ha perdido.
- Otra cosa importante es el tiempo. No se puede dejar un aviso olvidado, hay plazos que se tienen que cumplir para investigar y responder.
Si lo piensas, tiene bastante sentido: un sistema así ayuda a que las empresas detecten problemas antes de que se vuelvan algo serio. El problema es que, si nadie te lo explica, puede parecer una norma complicada cuando en realidad es más sencilla de lo que parece.
Qué debe tener un canal de denuncias para cumplir la ley
Lo bueno es que, aunque la ley suene seria, lo que pide se puede cumplir con sentido común.
- El canal tiene que ser accesible para cualquiera que entre en tu página web, nada de ponerlo en una esquina oculta.
- Debe tener un apartado claro, algo que diga “Canal de denuncias” o similar, y desde ahí permitir que la persona envíe la información.
- Tiene que funcionar de forma sencilla para que no espante a nadie.
- Y además, tiene que permitir denunciar sin dar datos personales. No puedes obligar a nadie a revelar quién es. La ley insiste en que el sistema debe proteger a la persona que avisa y que no puede haber represalias. Esto es importante, porque mucha gente solo se atreve a denunciar si sabe que estará protegida.
- Otra parte fundamental es que tu canal necesita un sistema seguro. No puedes dejar la denuncia en manos de un formulario básico de contacto. Necesitas cifrado, control de acceso y un proceso de gestión claro.
- También hay algo más: la persona que reciba las denuncias debe estar preparada. Puede ser alguien de la empresa siempre que sepa cómo manejar estos casos y respete los plazos. La ley pide que quien gestione el canal actúe con independencia, que no esté presionado y que no interfiera nadie más. Esto evita favoritismos y líos internos.
- Y no te olvides de una cosa esencial: tienes que explicar en tu web cómo funciona el canal. La gente tiene que saber qué pasará después de enviar su denuncia y qué protección tendrá. Si no entienden nada, no lo usarán.
Cómo implementarlo en tu web para no jalarse de los pelos
Muchos se agobian porque piensan que implementar este sistema implica crear una estructura enorme, pero hay herramientas que hacen este trabajo sin que tengas que complicarte.
La forma más fácil de empezar es decidir quién llevará la responsabilidad. Esa persona deberá conocer el proceso y estar preparada para revisar las denuncias. No hace falta ser abogado ni nada por el estilo, pero sí debe tener criterio y saber manejar casos delicados.
Después de eso, toca elegir el sistema. Puedes optar por desarrollarlo tú, pero eso suele acabar siendo más trabajo del esperado. La mayoría de empresas optan por herramientas ya preparadas que permiten asegurar la identidad de las personas que denuncian, proteger sus datos y gestionar todo con orden. Da igual cuál uses mientras cumpla los requisitos de la ley y sea clara y sencilla.
Una vez tienes el sistema, toca ponerlo visible. La ley dice que tiene que estar accesible. Colócalo en el menú principal o en el pie de página, pero que se vea sin buscar demasiado. Recuerda que no es para quedar bien, es obligatorio.
Y por último, prueba el proceso. Haz una denuncia de prueba para comprobar si funciona, si la información llega bien y si se respetan los plazos. Si no lo pruebas antes, cualquier fallo puede darte un susto.
Lo que nadie se espera el que el canal de denuncia puede ayudarte de verdad
Cuando la gente sabe que puede avisar de cosas sin miedo, aparecen temas que antes nadie contaba. Y muchos de esos temas permiten arreglar situaciones que podían haberse vuelto complicadas. A veces son cosas pequeñas, otras veces no tanto, pero tener un canal así da una idea muy clara de lo que pasa dentro de la empresa.
También mejora el clima interno. La gente siente que hay un espacio seguro para avisar si ven algo raro. Y eso da tranquilidad. Cuando se tienen estas herramientas, hay menos tensión, menos rumores y menos miedo a que las cosas se hagan mal sin que nadie lo sepa.
Además, tener el canal te evita problemas legales. Hay sanciones para las empresas que no lo tienen. No son simbólicas. Son serias. Y también pueden venir problemas de reputación. Nadie quiere aparecer como la empresa que ignora la ley o deja sin protección a la gente que quiere hacer las cosas bien.
Y, por si no lo habías pensado, contar con un canal bien montado hace que la empresa parezca más madura. No por quedar bien, sino porque demuestra que tiene sus procesos claros.
La ley lo exige, sí, pero si lo haces bien, también te ayuda.
La verdad es que hay que prepararse
Cuando empiezas a montar un canal de avisos internos, lo más fácil es centrarse solo en cumplir lo que pide la ley: el formulario, la protección de identidad, los plazos… Pero en la práctica, lo que hace que un canal funcione de verdad es algo mucho más básico: que la gente sepa que existe y entienda cómo usarlo.
Muchas empresas preparan todo el sistema, lo dejan listo y piensan que ya está, pero si nadie del equipo tiene claro para qué sirve o cómo se usa, al final no llega ningún aviso y parece que todo está perfecto, cuando en realidad el problema es que nadie se atreve a preguntar o no sabe dónde acudir. Es algo que pasa más veces de las que imaginas y suele generar confusión, malentendidos o incluso la sensación de que el canal es solo un trámite más.
Desde kairos, que trabaja con soluciones para recursos humanos, nos dan un consejo final que no estaría de más escuchar: “Lo más importante no es crear el canal, sino asegurarte de que todo el mundo entiende cómo funciona.”
Por eso, al margen de los requisitos legales, conviene explicarlo bien desde el principio: basta con una comunicación interna clara, que el equipo sepa por qué existe el canal, cómo puede usarlo y qué puede esperar después de enviar un aviso. Ese pequeño paso hace que todo tenga sentido y evita muchos bloqueos.
Después de entender todo esto, creo que hay algo que conviene tener claro
Hay normas que, aunque al principio parezcan una carga, acaban haciendo que el día a día en una empresa sea más limpio, más seguro y más transparente.
Tener un canal de denuncias no te convierte en alguien perfecto, y tampoco arregla todos los problemas, pero sí crea un lugar donde las cosas que antes se callaban pueden salir a la luz de manera controlada. Y, dado a que la gente suele tener mucho miedo a hablar por miedo a las consecuencias… e sun gran paso a considerar.
Si tienes una empresa y aún no lo has implementado, quizá este sea el momento de pensarlo en serio. No solo porque la ley lo pida, sino porque puede ayudarte a evitar líos y a mejorar la confianza dentro del equipo. Y si ya lo tienes, revisa que esté bien montado y que tenga sentido para las personas que lo van a usar.
A veces, lo más sencillo es lo que más impacto tiene. Y este es uno de esos casos.
